Så här behandlar vi personuppgifter

I dataskyddsförordningen (GDPR) regleras frågor om din integritet och säkerheten kring hur Stockholms konstnärliga högskola (SKH) som myndighet får behandla dina personuppgifter. För att du ska veta att vi hanterar dina uppgifter på ett tryggt och säkert sätt har vi sammanfattat de vanligast förekommande personuppgifts- behandlingarna i en integritetspolicy för SKH. Den beskriver mer utförligt varför vi sparar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har.

Personuppgiftsansvar

SKH är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter och ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning i myndighetens verksamhet.

Offentlighetsprincipen

SKH är en statlig myndighet. Personuppgifter som skickas till oss och ingår i en allmän handling kan efter prövning mot GDPR och OSL komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en person som är i livet såsom uppgifter om namn, personnummer, e-postadresser och fotografier. För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande dataskyddsreglering, en så kallad rättslig grund. Det betyder att för att SKH:s behandling ska vara laglig krävs att den är antingen

nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig,
nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser,
nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person
för att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning.

Personuppgifter kan också behandlas om det finns samtycke.

Alla behandlingar ska finnas i en gemensam förteckning. Det gör att SKH på ett systematiskt sätt kan kontrollera att behandlingar har en rättslig grund. För tillgång till förteckningen kontakta registraturen vid SKH.

Högskolans personuppgiftsbehandling ska utgå från principerna i artikel 5, i Dataskyddsförordningen. Principerna innebär bland annat att SKH som personuppgiftsansvarig

ska ha stöd i dataskyddsförordningen för att få behandla personuppgifter
bara får samla in personuppgifter för specifika, särskilt angivna och berättigade ändamål
inte ska behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen
ska se till att personuppgifterna är riktiga
ska radera personuppgifterna när de inte längre behövs
ska skydda personuppgifterna, till exempel så att inte obehöriga får tillgång till dem och så att de inte förloras eller förstörs
ska kunna visa att vi lever upp till dataskyddsförordningen och hur vi gör det.

Insamling och behandling av personuppgifter

SKH samlar endast in och behandlar personuppgifter som är relevanta för de angivna ändamålen med de register som förs.

Så här behandlar SKH personuppgifter om anställda och uppdragstagare

Som arbetsgivare får SKH lagligt behandla personuppgifter om anställda och uppdragstagare i den utsträckning det är nödvändigt för att fullgöra anställnings- eller uppdragsavtalet.

Så här behandlar SKH personuppgifter om arbetssökande

Personuppgifterna kommer bara att användas inom SKH för rekryteringsändamål och statistisk uppföljning. Uppgifterna är endast åtkomliga för personer som arbetar med rekrytering. Du som söker jobb via SKH:s rekryteringsverktyg samtycker till personuppgiftsbehandling via webben. Dina uppgifter i samband med ansökan, CV, personligt brev och annan information som du lämnar kommer att lagras i rekryteringsdatabasen i två år efter att rekryteringsärendet avslutats enligt Riksarkivets gallringsföreskrifter.

Personuppgifterna för den som anställs kommer att arkiveras i sin helhet tillsammans med namn och personnummer för övriga sökande till tjänsten.

Så här behandlar SKH personuppgifter om sökande till våra utbildningar

På SKH använder vi två olika system för antagningsprocessen:

SKH är anslutet till antagning.se som tillhandahålls genom Universitets- och högskolerådet (UHR). Detta innebär att du skickar in ansökan till det program eller kurs som du vill söka via deras hemsida. Personuppgifterna behandlas enligt UHR:s information på antagning.se ”Hantering av personuppgifter”.

SKH använder Varbi för att hämta in arbetsprover till antagningsprocessen för många av våra program och kurser.

På SKH kommer personuppgifterna att användas för behandling av din ansökan och statistisk uppföljning. Uppgifterna i Varbi är endast åtkomliga för personal inom högskolan. Dina personuppgifter som du lämnar kommer att lagras i Varbi under två år efter antagningsperioden avslutats enligt Riksarkivets gallringsföreskrifter.

Personuppgifterna för den som antas kommer att arkiveras.

Så här behandlar SKH personuppgifter vid beställning av informationsmaterial, nyhetsbrev, anmälningar till seminarier och konferenser mm

Personuppgifter som lämnas i samband med en prenumeration eller beställning av informationsmaterial sparas bara så länge som du är prenumerant eller så länge det krävs för att kunna göra utskicket eller beställningen. Du samtycker till personuppgiftsbehandlingen och kan närsomhelst avregistrera dig.

Personuppgifter som lämnas i samband med anmälningar till seminarier, konferenser och andra evenemang sparas bara så länge som det krävs för att administrera evenemanget.

Lagringstider

Personuppgifter rensas, gallras eller avidentifieras regelbundet. De personuppgifter SKH samlar in behandlas för olika ändamål och sparas därmed under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och skyldigheter enligt lag. Personuppgifter sparas dock aldrig under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Vissa personuppgifter för de anställda raderas kort tid efter det att anställningen avslutats. Det avser exempelvis arbetstagarens e-postkonto eller kontaktuppgifter på högskolans webbplats. Andra personuppgifter är nödvändiga att bevara, exempelvis uppgifter som är nödvändiga för utbetalning av pension.

Lämnas personuppgifter ut till andra mottagare?

Allmänna handlingar kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till journalister och enskilda som begär att få ta del av allmänna handlingar. SKH är skyldig att lämna personuppgifter till exempelvis Arbetsgivarverket, Skatteverket, Statens pensionsverk, Statistiska centralbyrån mfl. Personuppgifter kan också lämnas till våra avtalspartners och it-leverantörer.

Inom SKH:s verksamhet används ett antal olika it-tjänster och it-system. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara SKH:s personal som har tillgång till personuppgifterna i dem. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är installerade hos leverantören eller är molnlösningar och då överförs personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören personuppgiftsbiträde och hanterar personuppgifterna på SKH:s uppdrag och enligt våra instruktioner.

Säkerhetsåtgärder

SKH vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att all information som SKH behandlar skyddas från obehörig åtkomst, förändring och förstörelse. All utveckling av våra system, tjänster och verksamhet i övrigt sker med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av dataskyddslagstiftningen.

Dina rättigheter

SKH ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

SKH kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller komplettera personuppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Beroende på vilken rättslig grund behandlingen bygger på har du rätt till radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre behövs för de ändamål de samlats in för. Det kan dock finnas lagkrav som gör att SKH inte omedelbart får radera dina personuppgifter. SKH kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftning.

Beroende på vilken rättslig grund behandlingen bygger på har du rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Begäran om registerutdrag och rättelse

Du har rätt att efter ansökan kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter som SKH registrerar och behandlar i sina register om dig. Kontakta oss via registrator, registrator@uniarts.se.

Cookies

På SKH:s webbplats uniarts.se, använder vi oss av så kallade cookies för att skapa en bra användarupplevelse.

En cookie är en liten fil som placeras i din dator när du besöker en webbplats.

Om du inte önskar acceptera cookies kan din webbläsare ställas in så att du automatiskt nekar cookies eller att du informeras när en webbsida innehåller cookies. Genom webbläsaren kan tidigare lagrade cookies raderas. Se din webbläsares hjälpsidor för mer information om hur du gör detta.

Frågor och klagomål

SKH är Personuppgiftsansvarig. Vid frågor eller klagomål kan du maila till gdpr@uniarts.se.

Vill du veta mer om Dataskyddsförordningen (GDPR) kan du gå in på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats: www.imy.se

Klagomål över vår hantering av personuppgifter kan också alltid göras till Integritetsskyddsmyndigheten.